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第四章 商务礼仪2（第6页）

新闻发布会的入口处要设立签到处，安排专人负责签到、分发材料、引入会场等接待工作。接待人员要热情、大方、举止文雅。

②会议开始

主持人将召开新闻发布会的目的、将要发布的消息或要公布的事情经过、真相做一简要介绍。

主持人应根据会议主题调节好会议气氛，当记者的提问离会议主题太远时，要善于巧妙地将话题引向主题；当会场出现紧张气氛时，能够及时调节、缓和。切实把握好会议的进程和时间。

③领导人发言

领导人在会上发言时，要突出重点，具体而恰到好处，语言要生动、自然，吐字要清晰，切忌吵嚷冗长。

④回答记者提问

领导人在回答记者提问时，要准确、自如，不要随便打断记者的提问。

对于不愿透露或不好回答的事情，不应吞吞吐吐，要婉转、幽默地向记者做出解释。

遇到不友好的提问，应该保持冷静，礼貌地阐明自己的看法，不能激动或发怒以免引出负面报道。

⑤会议结束

新闻发布会结束后，主办人员要向参加者一一道别，并感谢他们的光临。个别记者有特殊要求时，有关人员还应耐心地予以答复。

新闻发布会后，主办单位还应及时收集到会记者做出的报道，检查是否达到了举办新闻发布会的目的，是否有不利于本单位的报道，并予以更正、说明。

6．展览会

（1）展览会的组织工作

①展览会的主题

任何一个展览会都应有一个鲜明的主题，如此才能明确展览会的对象、展览会的规模、展览会的形式等问题，并以此来进行展览会的策划、准备和实施，以使展览会的宗旨和意图更加突出。

②时间、地点

在选择展览会举办的时间、地点时，要针对展览会的目的、对象、形式以及效果等多种因素综合考虑。

地点的选择可根据参展单位的地理区域不同，确定在本埠、外埠或国外。另外，还应注意交通、住宿是否方便，辅助设施是否齐全等问题。

时间的选择要于已有利、于参展者有利，并与商品的淡、旺季相匹配。

③参展单位

当展览会的主题、时间、地点确定后，就要对参展的单位发出正式邀请，或向社会发布招商广告。

邀请函或广告中应明确展览会的宗旨、举办展览会的时间和地点、报名参展的具体时间和地点、咨询有关问题的联络方法、参展单位要负担的基本费用等等，以便对方决定参展与否。

在确定参展单位时，要注意不能以任何方式强加于对方，要做到两厢情愿。

④内容的宣传

展览会前，主办单位应设计好展览会的会徽、会标及相关的宣传标语，并就展览会的主题、内容、时间、地点做广泛的宣传，吸引各界人士的注意和兴趣。

主办单位还应成立一个专门的新闻发布组织，负责与新闻界的联系，提供有价值的新闻资料，以扩大影响范围，增强展览会的效果。

⑤展览会的布展制作

具体包括区域的合理分配，文字、图表、模型与实物的拼接组装，灯光、音响、饰件的安装，展版、展台、展厅的设计与装潢等。

布展的效果应达到与展出的物品合理搭配、互相衬托、相得益彰，以烘托展览会的主题，给人一种浑然一体、井然有序的感觉。

⑥其他组织工作

（2）展览会的礼仪要求

①主办人员的礼仪

主办单位的工作人员要注意自己的形象，穿着要庄重，举止要文雅。

要搞好与各参展单位的关系，做好各项服务工作，对既定的展期、层位、收费标准等不能做随意改动。

主持人应表现得庄重、诚恳、气派，使公众由此对其主持的展览会和产品产生信赖感。

②参展人员的礼仪

参展单位的工作人员除具备与产品有关的专业素质外，还要掌握展览知识和技能，礼貌地对待每一位参观者，达到公众满意的效果。

参展单位的工作人员要统一着装，胸前佩戴标明本人单位、姓名、职务的胸卡，礼仪小姐应身穿色彩鲜艳的单色旗袍，胸披写有参展单位或其展品名称的红色绶带。