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第四章 商务礼仪2（第3页）

1．现代人的会议礼仪

（1）开会之前

①开会应守时。

②衣着应以正式上班服装为主。发言前先将衣扣扣齐，表示对自己发表的言论负责，也是尊重听讲者的行为。如果是户外会议，应事先询问主办单位是否可着休闲服。

③室内若无烟灰缸，表示不能抽烟。

④如果会议开始前，主席仍未介绍与会人士，你可主动伸手和左邻右舍的人握手，并进行自我介绍。

⑤等他人指示入座或主席宣布大家就座时，才可坐下。

⑥主办单位会准备茶、咖啡、点心等食物，以供使用。

（2）会议进行时

①出席者要发言时，应先举手才可发言，这是发言的礼貌。

②别人发言时不要打岔。如有问题可举手，经过会议主持人认可后再发言。

③不可否认的是，开会有时很沉闷，但别在大众面前打哈欠、频频看表、身体动来动去、把玩手上的笔或闭上眼睛等。

（3）会议就座

如果受到邀请参加一个排定座位的会议，最好等人将自己引导到座位上去。

通常会议主席坐在离会议门口最远的桌子末端。主席两边是为参加公司会议的客人或拜访者准备的座位，或是给高级管理人员、助理坐的，以便能帮助主席分发有关材料、接受批示或完成主席在会议中需要做的事情。在特殊性质的会议，比如类似“人世”的谈判中，如果有对等级别的高级管理人员，应当安排在长会议桌的中间，自己可以坐在他们的对面，会议桌的两端可以空着。

通常客人坐在面对门口的座位上。

座位的次序不像正式宴会上男女交叉着坐那样安排，业务会议不应区分性别，不应男女坐对面。

（4）会议主持人

①会议主持人是宣布开会、散会休息及主持会议进行者，主持会议应公平、公正，客观地行使其职权。

②应明确介绍所有来宾及参与开会的人士。

③如同时有两人以上请求发言，这时若没有其他补充或都尚未发言，可请距离主持人较远者先发言。

④如有许多贵宾，无须请贵宾一一致词，请一位代表即可。

⑤请人发言时，态度要诚恳，用语应有礼貌。

⑥不可在发言人尚未发言完毕时随便插嘴，但有权控制发言人的发言时间的权利。

⑦维持会场秩序，并遵守会议规则。

⑧有人发言时，应看着发言人，仔细聆听。

（5）选择会议地点

①会议的主题决定所需的软硬件设备，选择风景好的名胜区可将商业与娱乐、联谊相结合，是现代人流行的选择。而且开会之余顺便度个假，既可达到会议目的又可舒缓压力，可以说一举两得。

②一般公司喜欢选择远离城市的原因是较好管理，能有效地避免与会人员在会中途离开的情况发生。

③如要租一个新场地，想得知会场是否适宜的最快方法，就是询问最近使用同一场地的公司或个人。

④如是纯工作性会议，则城市内舒适且拥有优良会议设备的饭店较为合适，交通也方便。

⑤会议地点还可选择会议中心。

⑥一般来说，决定地点后，若需住宿，筹备会议的人应提早订好房间，注明住宿人数，并且以书面形式确定，以便安排。对于账单也应十分清楚，因为会议完成后，如果有账单上的问题是很麻烦的。

2．一般会议

（1）准时或早到会场均可，但千万不要迟到。

（2）会议若因某人迟到而延后，不要一个个坐在座位上干等或显得不耐烦，可适时与周围的与会人士交谈，聊些与主题相关的事或时下流行的话题。

（3）到会场时态度应从容就绪，不要慌慌张张、一副对会议主旨摸不着头绪的样子。

（4）开会时若须发言，在到会场时就将报告的内容及资料再整理、过目一下，并要求管理人员再测试一下视听设备，以便会议进行时的报告发言能顺利无阻。

（5）如果在会议中使用录音机录音，应于事前征得主持人同意，否则不宜擅自录音。

（6）做会议记录。