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第四章 商务礼仪2（第2页）

无论是外事接待、商务接待，还是日常接待，都应事先根据来访者的身份和地位以及来访者的人数，联系好宾馆。

如果来宾的是贵宾，在宾主介绍之后，可直接进入机场、港口、车站的贵宾接待室，请贵宾稍事休息，也可以请来宾直接乘坐事先准备好的交通工具前往下榻处。

如果来宾携带一些行李，迎接人员应当主动帮助来宾携带。应当注意，迎接人员一般不要主动要求帮助女宾拿手提包或帮助男宾拿公文包。

迎接人员在陪同来宾到达下榻处，并帮助办理好有关住宿手续后，不要马上安排其他活动，要给来宾留下充足的洗澡、更衣以及休息的时间。

（5）送别来宾

送别来宾时，应首先根据来宾的身份地位和迎接的规格确定送别的规格。

一般而言，主要迎候人员都应参加送别活动。如果来宾是贵宾，则视具体情况，举行专门的欢送仪式。

送行人员可直接前往来宾下榻处，与来宾一起乘车到达机场、车站或码头。

来宾在上飞机、轮船或火车之前，送行人员应按照身份和职务的高低一一与来宾握手告别。

在来宾登上飞机、轮船或火车、汽车时，送行人员要向来宾挥手致意。等到他们在视野里消失后，才可离去。

六、商务通讯礼仪

1．打电话

（1）打电话之前与电话进行中的礼仪

打电话之前，应先确定一个明确的目标，并言简意赅地加以说明。

打错电话时，不要忘记向对方诚恳地道歉，千万不要粗鲁地将电话挂掉，这是非常不礼貌的。

接电话开始讲话前，先琢磨自己的措辞和音量。有时候事先留意一些细节，会使电话中的磋商进行得更顺利。

接商业电话要尽快切入主题，谈话应简短清楚，千万不要耽误对方及自己宝贵的时间。

当对方讲话时，不要一直保持沉默，应对谈话内容有所回应，即使只是回答“是”或“我同意”，都可证明白始至终都在聆听。

如果进入他人办公室时，发现对方正在接听电话，应该退出来站在外头等候，除非对方招呼你进去，否则不要擅自闯入。

（2）怎样尽快结束不喜欢的电话

①表示有事要处理或突然想起有个约会，可告诉对方：“真抱歉，我必须立刻到会议室，我们下次再详谈。”

②向对方表示有一部紧急电话打进来。

③给对方保留下一次谈话的希望：“张先生，我还有很多细节想要向您请教，我们可以改天约个时间，见面详谈，好吗？”

④表示有客来访，你必须去招呼了。

2．使用传真机

如果要发出一份很长的传真，那会占用对方的传真机很久，应先打电话给对方，询问何时传真最适当，然后再传。

传真前，先打电话给接受传真的单位，询问对方是否可以进行传真，并且要说清楚传真过去的是什么资料。传真时不要过久，且不要传不受欢迎的资料给他人。

每一份传真也许会经过许多人之手才能送达当事人，所以不要用传真机发送一些私人或敏感的东西。

3．使用手机

（1）在餐厅、候机厅、酒吧等公共场合使用手机时，说话声音—定要小。比较合宜的做法是走到门外去接听电话，而且音量适中。

（2）不在飞机上使用手机，以免干扰航行通信，影响飞行安全。

（3）由于手机随时随地都可能响铃，因此，在听报告、讲座、音乐会时一定要把振铃调于震动的位置。

（4）如果借用别人的手机，切记不要打个没完没了。

七、商务会议礼仪

在现代生活和工作中，举办各种会议是必不可少的。

参加工作的人都免不了开会，如果工作性质是领导和主管一级的，开会更是家常便饭。不管重要或不重要的会议，都是你在他人面前体现形象和气质的大好机会。

会议可以集合众人彼此学习，更可借此了解公司正努力要达成事项，观察领导人正在做什么，以及进行人际的互动等功能，这是毋庸置疑的。

一次会议可能会因任何理由而召开，但是，除非召开前经过适当的沟通，除非会后每个人都了解会议的真正动机和自己的责任，而且采取适当的行动，否则会议还是起不到任何效用的。

个人参加会议的态度很重要，同样，主导整个会议的组织者更为重要，因为一次会议的整体感觉——气氛，完全掌握在负责人的手里。

会议可以集思广益、融会众见、处理问题，但一定要在事前建立一定的法规，以期在诚恳温和的气氛下，运用会议规范，体察“礼”与“理”的相关性、法重于情的至高性，共同在会议中致力于问题的解决，建立“对事不对人，服从多数，尊重少数”的共识，从而发挥“直不至于犯，婉不至于隐”的会议礼貌。